Enemmän sääntöjä, enemmän järjestystä?


mikrofoni.jpg ***** Tämän blogin voit kuunnella myös puheblogina TÄÄLTÄ


Aina kun ihmiset ovat yhdessä, toimivat yhdessä ja tekevät yhdessä, on olemassa konfliktien ja väärinymmärrysten mahdollisuus. Kaikki ei mene putkeen, virheitä ja unohduksiakin sattuu. Yhteisten pelisääntöjen tarkoitus on helpottaa ja yksinkertaistaa yhdessä toimimista ja samaan hiileen puhaltamista.

Työpaikoilla yhteiset pelisäännöt ovat tärkeitä työntekemisen ja toiminnan sujuvuuden, sekä roolien ja työtehtävien selkeyttämisen takia. Jos kaikki tekisivät vain omiaan, valitsisivat mitä haluavat tehdä, miten tekevät ja milloin tekevät, saattaisi olla, ettei lopputulos olisi kovinkaan kummoinen. Todennäköisesti tehtäisiin paljon päällekkäisiä töitä ja osa töistä jäisi tekemättä kokonaan. Eikä ne työpaikat sillä lailla pyöri.

Kaksiteräinen miekka

Säännöt ovat kuitenkin kaksiteräinen miekka. Jos sääntöjä on liikaa ja työpaikalla on olemassa ohjesääntö liki jokaiseen liikahdukseen, työnteosta saattaa kadota luovuus, oma-aloitteisuus, vastuunotto ja maalaisjärki. Kaikkeen ei pystytä ohjeilla ja säännöillä varautumaan, vaikka kuinka yritettäisiin. Eräänä kiireisen kauniina päivänä tulee nimittäin vastaan se hetki, kun ohjesäännöstä ei löydykään pelastusta ja kukaan ei tiedä mitä silloin tehdään.

Tosielämässä on myös niin, että kaikki yhdessäkin sovitut säännöt ovat kaikille selkeitä vain hetken ja kohta niitä pitää jo taas kerrata. Työntekijöitä tulee ja menee, esimiehet ja työtilat vaihtuvat, asiakaskunta muuttuu ja lait säätyvät uudelleen. Silloin kaikki pitää käydä taas uudelleen lävitse. Ja tämä prosessi jatkuu tappiin saakka. Se ei lopu koskaan.

Miksi ja miten

Jos kuitenkin kerta toisensa jälkeen sekä uudet että vanhat työntekijät tekevät vastoin samoja ohjeistuksia ja sääntöjä, vikaa on silloin joko ohjeistuksissa tai ihmiset eivät vain ymmärrä mihin niillä pyritään. Säännöt ja ohjeistukset muistetaan aina paremmin kun ymmärretään, miksi ne ovat olemassa. Ja kun muistaa miksi ne ovat olemassa, niitä on helpompi noudattaa piti niistä tai ei. Tarpeellista on myös aika ajoin tarkastella sääntöjä uudelleen ja pohtia pitäisikö jotakin sääntöä muuttaa tai tarvitaanko joitain sääntöjä enää ollenkaan.

Työpaikan yhteiset säännöt on hyvä myös kirjata jonnekin ylös. Sääntöjen tulee olla luettavissa, käytettävissä ja löydettävissä helposti. Ne pitää olla niin selkeästi ja yksinkertaisesti kirjoitettu (ei kapulakieltä tai alajargonia), että niitä ei voi ymmärtää väärin. Epämääräiset sääntöjen muistelut ja säätämiset jäävät silloin pois.

Säännöt eivät saa olla esteenä työlle

Kärjistäen voisi todeta, että mitä enemmän on kaikenlaisia ”sälpesääntöjä”, sitä enemmän on mahdollisuuksia unohtaa, tehdä virheitä ja saada konflikteja aikaiseksi. Sääntöjen on tarkoitus helpottaa yhdessä tekemistä ja yhdessä olemista, ei suinkaan vaikeuttaa sitä. Jos säännöt muuttuvat esteeksi sen työn sujuvalle tekemiselle, jonka sujuvuuden varmistamiseksi ne alun perin luotiin, ovat säännöt jo aikansa eläneet ja varmaankin joko muuttamisen tai romukoppaan heittämisen tarpeessa.

Muistilappu sääntöjen nikkarointiin:

  1. Mahdollisimman vähän sääntöjä ja ohjeistuksia
  2. Ymmärrys siitä MIKSI säännöt ovat olemassa ja MITÄ niillä tavoitellaan
  3. Sääntöjen ja ohjeistusten toimivuuden ja tarpeellisuuden ajoittainen tsekkaus

***
– Terhi
@aikatranterhi

pelisaannot

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s