Sähköpostikaaos kuriin

Moni manaa työpaikallaan sähköpostikaaosta, joka on yleensä jo aamusta räjäyttänyt koko tietokoneen. Sähköposteja tippuu pitkin päivää ja jatkuva viestien kilkatus onkin usean työhuoneen ahkera vieras. Miten sitä viestipompsahtelua voi kestää ahdistumatta?

Sähköpostit eivät ole yleensä kuitenkaan niitä kaikkein kiirettä tihkuvampia tapoja tavoitella toista ihmistä, joten niihin vastaaminenkin on harvemmin minuuteista kiinni. Sähköpostikaaoksen hallintaa voi siis treenata rauhallisesti ja päättäväisesti. Hengittää hetken ja ryhtyä hommiin. Tässä muutama ajatus kaaoksen suitsimiseksi.

1. Sähköpostiaika

Mieti mikä on itsellesi paras aika lukea sähköpostit. Onko se aamulla ensimmäiseksi, päivällä lounaan jälkeen vaiko esimerkiksi iltapäivällä kahvin äärellä? Mikä aika olisi paras oman rytmisi ja työtehokkuutesi huomioiden? Mikä olisi sopivin työntekemisen kannalta? Valitse itsellesi sopivin sähköpostiaika ja pidä siitä kiinni.

Älä pidä teknisissä värmeissäsi päällä mitään sähköpostikilkuttimia tai kuvaruutuun ponnahtelevia viestiasetuksia. Ne häiritsevät keskittymistä ja katkaisevat ajatuksen. Utelias ihmismieli haluaa heti saada tietää, mitä postiin on tullut ja käsillä oleva tärkeä tehtävä jää puolitiehen. Sähköposteja ei siis kannata vilkuilla joka välissä. Kyllä ne siellä sähkölaatikossa yleensä säilyvät alituiseen vilkuilemattakin.

2. Lajitteleminen ja arkistoiminen

Kun sitten katsot sähköpostisi, deletoi heti roskapostit ja arkistoi sellaiset postit, joihin ei tarvitse vastata, mutta jotka on ehkä hyvä säilyttää. Tee kansiot erilaisille posteilla ja siirtele postit niihin. Käytä erilajisten sähköpostien merkitsemisessä värejä ja liputuksia ja tähditä tärkeät, esimerkiksi saman päivän aikana hoidettavat postit. Inboxin olisi hyvä olla aina seuraavaa päivää varten tyhjä.

3. Vastaaminen

Perusperiaate on, että jos pystyt vastaamaan sähköpostiin kahdessa minuutissa, tee se heti. Jos vastaaminen vaatii enemmän aikaa, voit halutessasi ilmoittaa lähettäjälle saaneesi viestin ja aiheesta riippuen kertoa, milloin palaat asiaan. Ja toimi sitten sen mukaan mitä lupaat. Vastaa saamiisi työsähköposteihin, erityisesti jos niissä pyydetään apua tai kysytään jotakin. Vastaa, vaikka lyhyestikin.

Jos et voi hoitaa asiaa sähköpostitse tai se olisi parempi hoitaa muutoin, ehdota viestin lähettäjälle tapaamista tai puhelinsoittoa ja ehdota samalla jo valmiiksi muutamaa päivämäärää ja kellonaikaa. On turhaa jäädä pelaamaan sähköpostipingistä, jos asian voi hoitaa nopeammin ja tehokkaammin vaikkapa lounaalla jutellen.

Älä forwardoi toisten viestejä eteenpäin ennen kuin olet tarkastanut, että viestissä ei ole mitään salaista, ja että kaikki forwardoitavan viestin asiat ja sisältö todella kuuluvat myös jollekulle toiselle henkilölle. Oikeastaan: pyri välttämään koko forwardointia, ellei kyseessä ole juuri teidän tiimi ja tiimiasiat. Älä myöskään automaattisesti lähetä viesteistäsi kopioita tai tiedoksiantoja koko talon henkilökunnalle, elleivät viestisi suoranaisesti koske heitä kaikkia. Säästä toisia omalta osaltasi turhalta sähköpostikaaokselta.

Säädä sähköpostiisi automaattivastaus, jos et voi jostain syystä vastata posteihisi. Automaattivastauksessa ei tarvitse kertoa missä olet tai mitä teet, kun et nyt juuri vastaa. Riittää, että kerrot koska luet postisi seuraavan kerran ja kehen voi ottaa yhteyttä jos asialla on kiire.

****
-Terhi
www.aikatra.com

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s