Älä forwardoi sähköpostejasi

Tarjosin kerran omasta mielestäni hyvää ideaa eräälle lehdelle. Sain vastauksen sähköpostiviestillä, jota oli palloteltu ja ketjutettu jo useamman eri ihmisen kautta. Ideaani ei oltu hyväksytty eikä pidetty kovinkaan järisyttävänä.

No ei siinä sinällään mitään, mutta kun luin viestiketjun lävitse, toiseksi viimeisessä viestissä luki: ”Katsotko tämän. Kai tuollekin tyypille täytyy jotakin vastata, kun kerta on tilaajakin…??”. Okei. Olin nuori ja kieltämättä pikkuisen mieleni pahoitin. Teki mieli myös vajota maan rakoon ja unohtaa, että olin uskaltanut yleensäkin jotakin ehdottaa. Mieleeni tuli myös, että ehkä tuo viestiketju oli tahallaan laitettu näkyvilleni, jotta tajuaisin, kuinka typerä ideani (ja sen ehdottaja eli minä = tuo tyyppi) oli ollut ja ymmärtäisin lopettaa ehdottelun. Viestiketjun tuloksena lehti menetti yhden asiakkaan. Ehkäpä ei tärkeintä asiakastaan, mutta maksavan sellaisen kuitenkin.

Sähköpostiviestien eteenpäin välittäminen on kätevä toiminto silloin, kun yhteisellä porukalla keskustellaan jostakin ja kaikkien tiedossa on ketä keskustelurinkiin kuuluu. Tällöin yleensä jo sen ensimmäisen viestin vastaanottajakentässä näkyy kaikkien keskusteluun osallistuvien sähköpostiosoitteet. Muunlaisissa tapauksissa hommaa kannattaakin sitten miettiä joka kerta erikseen.

Automaattisesti eteenpäin

Työpaikan sähköpostiin tulleita tiedotteita ja viestejä ei kannata automaattisesti lähettää jatkojakeluun koko firman jokaikiselle työntekijälle. Pysähdy miettimään ketä asia todella koskee ja onko viesti sellainen, että sitä yleensäkään kukaan muu tarvitsee. Sähköpostisaastetta kun on nykyään jo muutenkin riittämiin.

Kiireessä lipsahtaa

Kiireisesti eteenpäin välitetyissä viesteissä piilee vaara. Matkaan saattaa hujahtaa viesti, jossa on joku nimi, lause, yksittäinen asia jne. mikä ei yksinkertaisesti kuulu kolmannelle osapuolelle. Jopa salaista tietoa saattaa lipsahtaa eteenpäin tällä tavoin.

Laiskaa asiakaspalvelua

Toisinaan viestejä sellaisenaan välittäneestä ihmisestä saattaa tulla myös laiskahko kuva, kun esimerkiksi koko järkyttävän pitkä viestiketju laitetaan näkyviin vastauksena jonkun henkilön esittämään yksittäiseen kysymykseen. Kysymyksen esittäjää voi hieman kiukuttaa, jos joutuu lukemaan koko keskustelun löytääkseen vastauksen kysymykseensä. Erityisesti asiakaspalvelussa asiakasta pitäisi suojella kaikelta disinformaatiolta ja pyrkiä vastaamaan selkeästi esitettyihin kysymyksiin ilman turhanpäiväisiä rönsyjä.

Tyylit ja tavat

Ihmiset laittavat eteenpäin myös viestiketjuja, joissa alkuperäiset viestittelijät ovat selkeästi hyviäkin tuttuja keskenään ja sitten kolmas osapuoli saa eteensä kiusaannuttavan keskustelun tai turhan tuttavallisen viestin, jota ei ehkä olisi halunnut nähdä. Viestejä kun monesti kirjoitetaan eri tavalla tai tyylillä eri ihmisille.

Henkilökohtaisuus arvoon

Sähköpostien sellaisenaan eteenpäin välittämisessä voisi miettiä myös ihan vain hyviä käytöstapoja. Varsinkin jos viesti on vähänkään tyyliltään tai sisällöltään henkilökohtainen. Lähetätkö esimerkiksi saamasi henkilökohtaiset käsinkirjoitetut kortit tai kirjeet eteenpäin toisille ihmisille? Ihan vain tiedoksi? Jos et, niin miksi laittaisit sähköpostejasikaan?

Jos ei jaksa kirjoittaa kokonaan uutta napakkaa viestiä, saamastaan viestistä tai vastauksesta voi aina kopioida vaan sen osion, joka koskee kolmatta osapuolta ja laittaa sitten sen eteenpäin. Säästyy aikaa ja vaivaa, mutta yleensä vältytään myös monelta väärinymmärrykseltä ja pahalta mieleltä.

****
Lue myös artikkeli: Sähköpostikaaos kuriin

-Terhi
www.aikatra.com

email

 

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s