5 vinkkiä parempaan palaveriin

Oletko koskaan ollut mielestäsi turhassa palaverissa? Koetko, että työpaikallasi on liikaa kaikenlaista palaveeraamista? Tunnistatko seuraavia ajatuksia omaksesi:

– Meillä on täysin turhia palavereja!
– Sen kaiken maailman palaveeraamisen sijaan voisi tehdä oikeita töitä!
– Joka asiasta pitää nykyään pitää palaveri!
– Aika menee hukkaan palavereissa!
– Mitään asiaa ei tullut selväksi ja aika loppui kesken!

Jos nyökyttelit yhdenkin lausahduksen kohdalla, et ole nyökyttelyinesi yksin.

Epäonnistuneeksi koetusta palaverista jää monille tunne, että nyt on käytetty työaikaa turhanpäiväiseen jauhamiseen ja aika loppui kuitenkin kesken ja mitään päätöksiä ei  saatu tehtyä. Osallistujat eivät välttämättä edes muista mitä palaverissa sovittiin. Vai sovittiinko siellä yhtään mitään? Ihmisiä ramppaa palaverissa edestakaisin ja osa osallistujista näpyttää kännykkäänsä vaikuttaen poissaolevilta. Oikeasti molekyyleiltään poissaolevat taas eivät saa koskaan tietää mitä kokoontumisessa oikein tapahtui. Lisäksi palavereja tupataan perumaan tiuhaan.

Että ei kai niillä palavereilla sitten oikeasti ole mitään merkitystä. Vai?

Mikä ihmeen palaveri?

Työpaikoilla on monenlaisia palavereja. On esimerkiksi viikkopalavereja, perjantaipalavereja, tiimipalavereja, ryhmäpalavereja, yhteisöpalavereja ja johtoryhmäpalavereja.

Palaveri on yleensä kokousta tai neuvottelua vapaamuotoisempi. Usein palaveri on lyhytkestoinen tapaaminen, jossa puheenvuoroja voidaan käyttää vapaasti. Palaverissa puheenjohtajan rooli on johtaa keskustelua, pitää se asiassa ja huolehtia että palaverin agenda toteutuu.

Toimivat palaverit tarjoavat mahdollisuuden tuoda asioita esille, vaikuttaa ja saada hommia etenemään. Tämän vuoksi onnistuneilla palavereilla on vaikutusta myös yhteisön ilmapiiriin ja työntekijöiden hyvinvointiin. Niihin kannattaa siis panostaa.

Käytännöt kuntoon

Palavereissa ja niiden käytäntöjen kehittämisessä voisi olla hyvä huomioida seuraavia asioita:

1. Agenda
Jokaisella palaverilla pitää olla selkeä tarkoitus ja päämäärä. Palavereja ei ole syytä pitää pelkän palaveeraamisen riemusta tai siksi, että palaverit jotenkin kuuluisivat työntekemiseen. Palaverilla voi olla esimerkiksi tiedottava tarkoitus, keskusteleva tarkoitus tai kehittävä tarkoitus. Yhteen palaveriin ei kuitenkaan kannata tunkea kaikkia mahdollisia maailman asioita päätettäväksi tai hoidettavaksi.

2. Aikataulutus
Tuntuu ehkä perussetiltä, mutta ei kuitenkaan: kun sovittu palaveri alkaa, se alkaa. Jos joku myöhästyy tai ei pääse mukaan vaikkapa sairastumisen vuoksi, palaveri kuitenkin pääsääntöisesti pidetään ja se alkaa ajallaan. On varmasti asioita, joita palaverissa voidaan käsitellä, vaikka joku kokonaisuus jonkun sattumuksen vuoksi jäisikin pois. Jos kyseessä on säännöllinen palaveri, poisjääneen asian voi pyrkiä siirtämään seuraavaan palaveriin. Palaveri myös loppuu silloin kun sen on ilmoitettu loppuvan.

3. Asialista
Palaveria varten osallistujien olisi hyvä saada tieto ennakkoon siitä, mitä palaverissa käsitellään, mistä keskustellaan tai mistä siellä on tarkoitus päättää. Riippuen palaverin agendasta, myös osallistujilla voi olla mahdollisuus tuoda asioita ennakkoon asialistalle.

4. Päätökset, vastuut ja deadlinet
Jos palaverin agendalla on tehdä päätökset joistakin asioista, päätökset tehdään. Jos käsiteltäviin asioihiin liittyy osatehtäviä, kontaktointeja, selvittämisiä tai muuta sellaista, määritellään selkeästi tehtäville vastuuhenkilöt ja määräajat. Näin asiat eivät jää epämääräisesti vellomaan ”jonkun” tehtäväksi ”johonkin” mennessä.

5. Muistio
Palaverista on hyvä kirjata ylös mitä siellä on päätetty. Muistion ei tarvitse olla nälkävuoden pituinen tai virallisen oloinen, vaan sen voi tehdä palaverin asialistan kylkeen ihan vaikka ranskalaisin viivoin. Silloin kaikki muistavat mitä on päätetty ja kuka on vastuusta mistäkin. Samoin myös henkilöt, jotka eivät jostain syystä ole palaveriin päässeet, näkevät mitä on sovittu.

+ Aika ja paikka
Kannattaa miettiä myös, että tarvitseeko palaverien kestää tuntia, kahta tai kolmea? Tarvitseeko aina palaveerata kokoustilassa, pöydän ääressä tai istuen? Olisiko mahdollista tehdä asiat toisin?

Redesigning 925 haastaa parantamaan työelämää yksi tapa kerrallaan: ”Palavereista on tullut monille rasite: niitä on liikaa, niihin ei valmistauduta riittävästi, eikä ihmiset ole aidosti läsnä. Mitä jos seuraava koollekutsumasi palaveri olisikin toisenlainen?”

****

– Terhi
www.aikatra.com
@aikatranterhi

 

Mainokset

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s