Paremman palaverin aakkoset

Moni työntekijä sanoo, että palavereista jää usein tunne, että työaikaa on käytetty turhanpäiväiseen jauhamiseen ja oikeiden asioiden käsittelyn osalta aika loppui kesken. Turhaksi koetaan palaveri, johon kaikki tulevat milloin tulevat, jonka agenda on epäselvä, puheenvuorot ovat tajunnanvirtaa, keskustelua ei johda kukaan, päätöksiä ja jatkoa ei saada sovittua ja muistio jää tekemättä. Paikalla olijat eivät muista mitä sovittiin ja poissaolleet eivät tiedä mitä sovittiin. Käytävällä sitten spekuloidaan ja ahdistutaan.

Jos palaveri pidetään vain siksi, että sellainen kuuluu pitää, tuloksena on hämmentävä sillisalaatti, josta kukaan ei tykkää. Jos palavereilla ei ole mitään tarkoitusta tai hommat toimivat ilman niitäkin, herää kysymys tarvitaanko mokomia kokoontumisia ollenkaan.

Palaverilla pitää siis aina olla jokin tarkoitus ja tavoite. Jos tarkoitus on päättää jotakin työhön liittyvää, niin päätetään sitten. Jos tarkoituksena on antaa tilannetiedotus työhankkeiden tai projektien tiimoilta, niin annetaan sitten. Jos tarkoituksena on kehittää jotakin tiettyä juttua, niin kehitetään sitten. Hyvät palaverit tukevat työtä ja työntekoa, eivätkä toimi hengailualustana.

Vaikka palaverit ovat yleensä vapaamuotoisempia ja polveilevampia kuin kokoukset tai neuvottelut, palavereihinkin kannattaa aidosti panostaa. Onnistuessaan ja toimiessaan ne tarjoavat työpaikalla mahdollisuuden tuoda asioita esille, vaikuttaa ja saada hommia etenemään. Selkeä ja toimiva palaverikulttuuri vaikuttaa työyhteisön ilmapiiriin ja sitä kautta myös työntekijöiden hyvinvointiin.

Palaveriaakkosilla pääsee jo pitkälle:

P  = päätökset

Jotta palaveri tuntuu mielekkäältä, siinä pitää tehdä päätöksiä. Hakea yhteistä ymmärrystä edes jostakin asiasta, saada asioita edes joiltakin osin sovittua, vietyä maalin ja pääteltyä irralliset langanpätkät. Hallinnan ja aikaansaamisen tunne vaatii sitä, että ainakin jokin asia selkiytyy.

A = agenda

Agendan määrittäminen on tärkeää. Yleissillisalaattipalaveri ei anna mitään kenellekään. Kokoontumisella pitää olla jokin arvo, merkitys, tarkoitus ja tavoite. Tiimipalaveri, viikkopalaveri, prosessipalaveri, infopalaveri ja mitä näitä nyt on. Tarkoitus täytyy saada näkyväksi ja avoimeksi ja fokus kirkkaaksi, silloin kaikki osaavat asennoitua palaveriin juuri kyseisen palaverin tarkoituksen vaatimalla tavalla.

L = laatu

Laadukas palaveri on merkityksellinen, siinä käsitellään oikeita asioita, saadaan aikaan tuloksia ja se täyttää asetetut tavoitteet. Laadukasta palaveria arvostavat kaikki. Tämä näkyy siinä, että ihmiset tulevat paikalle ajoissa, miettivät ennakkoon oman panoksensa, kuulevat ja kuuntelevat myös muita, keskittyvät kännykän sijaan esillä oleviin asioihin ja tekevät kaikkensa, jotta yhteiseen maaliin päästään.

A = aikataulutus

Palaveri alkaa silloin, kun sen on tarkoitettu alkavan. Se myös loppuu silloin kun on sovittu. Jos ihmiset tulevat myöhässä tai lähtevät ajoissa, homma etenee kuitenkin sovitun aikataulun mukaisesti. Asiamäärän tulee olla realistinen ja jonkun täytyy myös pitää ajankulusta huolta, toimia niin sanotusti kellokallena. Palavereja perutaan vain äärimmäisessä hädässä.

V = vastuut

Jokaisessa palaverissa annetaan jollekin osallistujalle puheen johtamisen vastuu ja jollekin kirjurivastuu. Nämä voivat kuulua selkeästi aina tietyille henkilöille, ne voidaan sopia ennakkoon tai sitten heti palaverin aluksi. Jos sopiminen jää alkuun, valintoihin ei käytetä kuin korkeintaan pari minuuttia. Ei jäädä arpomaan ja ihmettelemään. Jokaisessa palaverissa tulee myös määritellä selkeä vastuunjako sovittujen asioiden tiimoilta, eli kuka hoitaa mitäkin ja mihin mennessä.

E = esityslista

Esityslista helpottaa palaverin hahmottamista, agendan tarkennusta sekä asiassa pysymistä. Esityslistassa on hyvä olla aika, paikka, käsiteltävät asiat ja lopuksi myös yleiset asiat tai vapaat puuskutukset -osuus.

R = rakenne

Tehokasta ajankäyttöä avittaa, jos palaverirakenne on joka kerta samanlainen. Palaveri voi sisältää vaikkapa 3–5 osiota, jotka käydään läpi aina samassa järjestyksessä. Kannattaa myös pohtia, voidaanko toisinaan palaveerata jossain muualla kuin kokous- tai neuvottelutilassa tai voidaanko asioita käydä läpi esimerkiksi seisten tai kävellen.

I = info

Palaverista tehdään muistio, josta käy ilmi ketkä ovat olleet paikalla ja mitä on sovittu. Yllättävän moni paikalla ollut unohtaa sovitut asiat ja vastuutetut taas eivät muista pysyä sovitussa aikataulussa. Muistiosta asia on helppo tarkistaa. Ja ne, jotka eivät ole olleet paikalla, saavat muistion avulla tiedon päätetyistä asioista ja osaavat tarvittaessa kysyä lisätietoja paikalla olleilta henkilöiltä.

PS. Lataa TÄÄLTÄ itsellesi paremman palaverin aakkoset -muistilista. Ja eikun palaveeraamaan!

Kolumni on julkaistu alunperin 20.2.2019 Kollega.fi  -verkkolehden Coaching-blogissa.
Terhi Lavonen on työnohjaaja (STOry), kouluttaja, työyhteisö-intouttaja ja valmentaja. Lisätietoja Lavosesta löydät osoitteesta www.aikatra.com.

 

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s