Täti Oranssin työpäivä

#Työntakana on kirjoitussarja, jossa eri alojen ihmiset kertovat työstään, työn tekemisestä, peruspäivästään ja ehkä hassuista sattumuksistaankin. Kukin omalla tyylillään. Kirjoittajat paljastavat mikä heitä työssään innostaa ja kiinnostaa, mistä he saavat intoa ja iloa ja mikä toisinaan harmittaa. #Työntakana tarjoaa mielenkiintoisia ”behind the scenes” -tarinoita. Tänään verhoa raottaa ilon ja järjestyksen asialla oleva toimitusjohtaja Laura Mänki.

*****

Days like this

When it’s not always raining there’ll be days like this
When there’s no one complaining there’ll be days like this
When everything falls into place like the flick of a switch
Well, my mama told me, ”There’ll be days like this”

-Van Morrison, Days Like This-

Päivä alkoi hyvin. Aurinkoista, kylmää, takana kohtuullisen hyvin nukuttu yö. Hyväntuulinen lapsi lähti ensimmäisen kerran tänä keväänä fillarilla kouluun. Puolisokin oli nukkunut hyvin, ja ajoi minut Salon rautatieasemalle. Asemalaiturilla tapasin niin ikään pääkaupunkiin suuntaavan ystävän, jonka kanssa vaihdoimme kuulumiset ja toivotimme toisillemme mukavaa päivää.

Junamatkan aikana perehdyin käsillä olevaan projektin materiaaleihin läppärilläni ja luin sähköpostit. Junaemännältä ostin jugurtin ja kahvin, johon sain mukaan viisi pikkumaitoa kun muistin sanoa olevani maitoa kahvilla -kahvinjuoja. Sivukorvalla kuuntelin loppumatkasta, kun tuntematon asiantuntija piti puhelimessa puhekumppanilleen vähän tuskastuneen luennon viestinnän merkityksestä kumppanin hankkeeseen liittyen. “Se nyt vaan on niin että sosiaalinen media kuuluu sun työhön, sille pitää se aika ottaa ja tehdä asioita suunnitelmallisesti. Jos se ei teiltä itseltänne suju, niin teidän pitää hankkia siihen apua.” Hymyilytti. En sentään tyrkännyt käyntikorttia.

Ihanat kollegat Helsingissä

Helsingissä tapasin kollegat ja kävimme nopeasti yhdessä kahvilla ennen asiakkaan tapaamista. Projektin loppupalaveri sujui suunnitelmien mukaisesti mainiossa hengessä: esittelimme ehdotuksemme ja keskustelimme jatkosta. Asiakas kehui työtämme niin vuolaasti, että melkein korvia alkoi punoittaa. Tuli hyvä mieli. Älyttömän hyvä mieli.

“Se nyt vaan on niin että sosiaalinen media kuuluu sun työhön, sille pitää se aika ottaa ja tehdä asioita suunnitelmallisesti. Jos ei teiltä itseltänne suju, niin teidän pitää hankkia apua.”

Palaverin jälkeen päätimme kollegoiden kanssa mennä yhteiselle lounaalle tyylikkääseen pieneen sushiravintolaan. Ruoka oli kaunista ja maistuvaa, ja hyvin tehdyn työn kunniaksi otimme lounaan kanssa lasin viiniäkin. Iloittiin asiakkaan kehuista, puhuttiin sekalaisista työasioista, suunniteltiin yhteistä retkipäivää ja kaavailtiin kuninkaallisten häiden katsomissessiota toukokuulle. Oli mukavaa istua yhdessä syömässä ilman että kenelläkään oli kiire. Oli kiva sekä puhua asia-asiaa että höpötellä pöhköjä.

Lounaan jälkeen lähdimme kollegoiden kanssa tahoillemme. Kävelin muutaman korttelin linja-autolle ja törmäsin matkalla aamun asiakkaaseen. Vaihdoimme vielä iloisina pari sanaa. Salon-bussissa oli harvinaisen iloinen ja sujuvasanainen kuljettaja, joka tervehti jokaista sisääntulijaa kuin kauan kaivattua kaveria, ja onnistui luomaan bussiin niin leppoisan ilmapiirin, että parinkymmenen minuutin myöhästyminen tietöiden takia ei tuntunut missään. Kävelin pysäkiltä kotiin aurinkolasit päässä ja toivoin, että kaikki päivät olisivat tällaisia.

Täydelliset ja ei-täydelliset työpäivät

Useammin kuin täydellisiä päiviä on niitä toisenlaisia päiviä.

Niitä yksinäisiä, väsyneitä, mielipahantäyteisiä, säheltäviä, nykiviä, takkuisia päiviä. Päiviä, jotka vääntyvät kieroon jo aamusta. Niitä päiviä, jolloin lounaaksi tulee vedettyä pikapuuro läppärin äärellä, eikä jääkaapissa ole kahviin yhtään maitoa. Niitä päiviä, jolloin asiakkaiden toiveisiin ei osaa vastata, ja kumppanit syytävät pelkkiä vaatimuksia. Päiviä, jolloin tietoliikenneyhteydet pätkivät, firman finanssit ketuttavat ja viranomaisilta tulee ennakoimaton lasku. Niitä päiviä, jolloin kauppoja ei synny millään, ja kollegoiden Slack-viestejä lukee kuin piru raamattua: mitä hemmettiä se tuollakin tarkoitti?

Mikä sitten tuosta alussa kuvaamastani, aivan todellisesta päivästä teki niin mieleenpainuvan hienon? Millainen on minun täydellinen työpäiväni?

Aika yksinkertaista lopulta.

  1. Keskittyminen. Tein päivän aikana monta asiaa mutta yhden kerrallaan.
  2. Ihmiset ja kanssakäyminen – perhe, ystävät, kollegat, asiakkaat, asiakaspalvelijat. Asiallinen keskustelu, yhdentekevä hölinä ja ystävällinen huomioiminen.
  3. Onnistuminen ja siitä nauttiminen. Asiakas kehui meitä, me kehuimme asiakasta, ja kollegoiden kanssa kehuimme toisiamme.
  4. Kunnon uni, hyvät ateriat ja mukava hyötyliikunta.
  5. Bonus: lempisääni eli aurinkoista mutta ei liian kuumaa.

Päiviä tulee ja menee – luottamus kestää

Joy & Order on kolmas oma yritykseni – oikeastaan neljäs, jos lasketaan mukaan toistaiseksi käyttämätön pöytälaatikkotoiminimi. Kolmatta kertaa olen rakentamassa jotain ihan uutta uusien ihmisten kanssa. 25 vuoden kokemuksella tiedän, että asioita ei kannata kiirehtiä, taantumat kestävät aikansa aivan niin kuin nousukaudetkin, ja päiviä tulee ja menee. Useimmat eivät ole ääripäiväpäitä, vaan niitä ihan tavallisia ihan jees -päiviä, pienine ilopilkkuineen ja pikkuharmeineen.

”Vieläkin tärkeämpää kuin täydellisten päivien kyttääminen on luottamus siihen, että hyvällä porukalla selviää umpikurjistakin päivistä.”

Tärkeintä on luottamus siihen että Van Morrisonin äitimuori oli oikeassa: sellaisiakin päiviä taas tulee, jolloin ihan kaikki menee nappiin. Vieläkin tärkeämpää kuin täydellisten päivien kyttääminen on luottamus siihen, että hyvällä porukalla selviää umpikurjistakin päivistä, ja että ihan jees -päivät voi kääntää snadisti kivammiksi pikkufikseillä, kuten sillä että muistaa kehua kavereitaan aina kun on pientäkin syytä, eikä vain silloin kun on tehty isoja juttuja maaliin asti.

En ole tässä edelleenkään kovin hyvä, mutta yritän koko ajan olla vähän parempi.

*****

LauraManki

Pikkufiksaamisilla niistä jees-päivistäkin tulee mukavampia!

Laura Mänki on FM, Joy & Orderin toimistusjohtaja ja yksi perustajista.

Yritys: Viestintätoimisto Joy & Order
Laura Twitterissä: @lauramanki

 

Mainokset

Puhu tai vaikene iäksi

Työpaikoilla tulee vastaan tilanteita, joissa on parempi pitää suu kiinni. Ja sitten on myös niitä hetkiä, jolloin se kannattaisi avata. Haaste on erottaa nämä kaksi tilannetta toisistaan, toimia sitten valitsemallaan tavalla ja lopuksi ottaa vastuu toiminnastaan. Joskus uskallus riittää vain suun kiinni pitämiseen ja rohkeus sisäiseen jurputtamiseen.

Sanomiset ja sanomattajättämiset

Muistan itse tilanteen, jossa eräs tekemäni työ oli korjattu väärin ja korjaus laitettu eteenpäin tarkistuttamatta sitä minulla. Koko homma valkeni vasta kun asialle ei voinut tehdä enää mitään.

Olin järkyttynyt, mutta en saanut suutani auki. Syitä hiljenemiseeni oli useita. En halunnut arvostella asiaa hoitaneen osaamista enkä saattaa häntä noloon tilanteeseen. En jaksanut nostattaa myrskyä vesilasissa ja aiheuttaa lisää työtä ja pahaa mieltä kaikille osapuolille. Enkä halunnut ikävän, valittavan ja nipon ihmisen mainetta. Pelkäsin suun aukaisemisen myös rikkovan muutoin hyvän yhteistyömme. Vaikka asia kaihersi, tuntui että helpommalla pääsisi kun ei sanoisi mitään. Kyseessä kun ei kuitenkaan ollut maailmoja räjäyttävä asia.

Täytyy myöntää, että tunsin kuitenkin kiukkua kyseistä henkilöä kohtaan ja yritin kovasti mielessäni vierittää aivan kaiken hänen syykseen. Mutta eihän se nyt niin mustavalkoisesti ollut. Vaikka työhöni tietämättäni tehdyt muutokset eivät olleetkaan minun vastuullani, vaikenemisen valinta oli täysin omani.

”Jokainen on vastuussa paitsi siitä mitä sanoo ja tekee, myös siitä minkä jättää tietoisesti sanomatta ja tekemättä.”

Pitämällä suuni kiinni hyväksyin hiljaisesti sen mitä oli tapahtunut, vaikka en ollut tilanteeseen yhtään tyytyväinen. Lisäksi en antanut toiselle osapuolelle mahdollisuutta kertoa mitä ihmettä matkalla maaliin oli oikein tapahtunut. Jäin siis vellomaan yksin luulojeni, tulkintojeni, mustien ajatusteni ja harmistukseni kanssa.

Valitse – toimi – ota vastuu

On vaikeaa saada mitä haluaa, jos ei kerro mitä toivoo tai haluaa. On vaikeaa saada muutosta aikaan, jos ei sano mitä haluaisi muutettavan. On vaikeaa saada virheitä korjattua, jos ei ota niitä esille.

Tämän oman keissini muisto kirpaisee vieläkin. Mutta se kirpaisu on jo muuttunut vuosien varrella hyväksi oppikirpaisuksi. Se on muuttunut muistutukseksi siitä, että olen ihan itse vastuussa paitsi siitä mitä sanon ja teen, myös siitä minkä jätän tietoisesti sanomatta tai tekemättä.

Kun uskaltaa ottaa ystävällisen rohkeasti esille itseä vaivaavia asioita ja sanoa ääneen toiveitaan ja unelmiaan, saattaa käydä niin, että maailma pysyykin paikallaan, yhteistyö jatkuukin eikä kaveritkaan juokse karkuun. Yleensä keskinäinen luottamus vahvistuu ja tyytyväisyys lisääntyy.

”Sanomatta jääneiden asioiden käsittely on hyvin vaikeaa.”

Joskus sitä joutuu valitettavasti kuitenkin myös myöntämään itselleen, että nyt en kyennyt, en osannut, en pystynyt sanomaan mitä ajattelin, en pystynyt ottamaan tätä asiaa esille. Että en keksinyt miten sen rakentavasti sanoisin, enkä halunnut ottaa riitariskiä. En ollut vielä valmis.

Elokuvakliseellä eteenpäin

Aihe puhututtaa usein luennoillani ja työnohjauksissa. Tällöin saatan ottaa esille amerikkalaisten elokuvien kliseekohtauksen, jossa pappi toteaa kirkkokansalle vihkiparin ollessa alttarilla jotenkin tähän tyyliin: ”Hän kenellä on jotakin tätä (liittoa) vastaan, puhukoon nyt tai vaietkoon iäksi”. Ajatuksena se, että meidän tulee työpaikoillakin miettiä ne paikat ja hetket, joissa mietityttäviä asioita kannattaa ja voi ottaa esille ja käyttää ne sitten hyödyksi.

Ja jos ei siihen jostain syystä pysty, sitten täytyy vaan yrittää kestää se oma pystymättömyyden tuska selkä suorana. Ehkä jopa hyväksyä se, että juna meni jo, tai sitten voi yrittää, vastoin amerikkalaisen elokuvapapin toteamusta, toisena hetkenä uudelleen.

Valinta on sinun.

valitsetoimiotavastuu.jpg

Tee valintasi: puhu tai vaikene.

– Terhi
www.aikatra.com
@aikatranterhi

Luottamus ja luotettavuus – hyvän työkaverin muistilista 4/10

luottamusjaluotettavuus

Minkälainen on hyvä työkaveri? Mitä se tarkoittaa? Mistä tunnistaa hyvän työkaverin? Asiaa on tullut mutusteltua niin kollegoiden kanssa kuin koulutuksissa ja valmennuksissa asiakkaidenkin kanssa. Tässä näiden mietintöjen pohjalta kymmenen kohdan pikamuistilista hyvään työkaveruuteen. Pätkä kerrallaan.

Mitä tarkoittaa työpaikoilla luottamus? Mitä tarkoittaa olla luotettava työkaveri? Mistä koostuu luotettavuus?

Luottamuksesta puhutaan paljon. Ihmisiä tsempataan luottamaan ja luottamisesta ja luottamuksesta puhutaan herttaisin ja ihannoivin sanankääntein. Vinkkeli asiaan voi olla se, että kun luottaa toisiin ihmisiin ja työkavereihin, on hyvä ihminen ja työntekijä ja kaikki on silloin aika ihanasti.

Aina ei ole luottoa

Työntekijälle, jolla on vaikeuksia luottaa työkaveriinsa tai firman systeemeihin, saatetaan kommentoida, että ”sun täytyy vaan nyt yrittää luottaa”, ”miksi et luota ihmisiin”, ”mistähän tuo sun luottamuspula oikein mahtaa johtua” tms. Pallo heitetään tällöin tyystin sille ihmiselle, joka ei luota. Annetaan ehkä ymmärtää, että vain hänessä on vika. Peiliin katsomisen paikka nimittäin saattaisi olla sillä toisellakin puolella. Sillä henkilöllä tai sillä työyhteisöllä, johon on vaikeaa luottaa.

Mitäs jos työkaveri pöllii ideat omiin nimiiinsä, vetää mattoa jalkojen alta aina kun silmä välttää, vähättelee toisten tekemisiä tai ajaa selkeästi vain omaa etuaan kyynärpäät tanassa? Voiko silloin luottaa? Ja vielä isompi kysymys: pitääkö silloin luottaa?

Luottamus ansaitaan arjessa

Työyhteisöllä, johtamisella ja työpaikan kulttuurilla on suuri merkitys luottamuksellisen ilmapiirin rakentamisessa työpaikalla. Me ihmiset kuitenkin muodostamme sen työyhteisön ja teemme sen ilmapiirin. Me voimme joko luoda tai tuhota sen omalla käytöksellämme. Luottamus kuhunkin meistä syntyy siitä, että olemme itse työkavereita kohtaan luotettavia ja siten näyttäydymme heille luottamuksen arvoisena.

Luotettava ja luottamuksen arvoinen työkaveri harvemmin:

  • vähättelee toisen tekemisiä
  • naamioi pahantahtoisuuden hyväntahtoisuuteen
  • nappaa toisen ideat itselleen
  • puhuu selän takana pahaa
  • levittää juoruja ja huhuja
  • rakentaa työpaikalle klikkiverkostoa
  • tekee näennäisesti yhteistyötä
  • ajaa omaa etuaan muiden kustannuksella
  • korostaa, vahtii ja varjelee omaa reviiriään, tietojaan ja osaamistaan
  • etsii syntipukkeja
  • viestii asioita rivien välistä
  • pitää yllä suosikkijärjestelmiä
  • pettää lupauksensa

Toiseen luottaminen ei välttämättä ole tuosta vaan annettuna olemassa. Aika usein se vasta arjessa ansaitaan.

Luottamus syntyy teoista, ei pelkistä kauniista luottamuspuheista.

*****
JK. Kirjoituksessa on käytetty pohjana Työturvallisuuskeskuksen julkaisua: Luottamuksen rakentaminen työyhteisön vuorovaikutuksessa. Julkaisussa annetaan hyviä ohjeita luottamuksen ilmapiirin kasvattamiseen työpaikoilla. Kannattaa ehdottomasti tutustua!

– Terhi
www.aikatra.com
@aikatranterhi

Älä forwardoi sähköpostejasi

Tarjosin kerran omasta mielestäni hyvää ideaa eräälle lehdelle. Sain vastauksen sähköpostiviestillä, jota oli palloteltu ja ketjutettu jo useamman eri ihmisen kautta. Ideaani ei oltu hyväksytty eikä pidetty kovinkaan järisyttävänä.

No ei siinä sinällään mitään, mutta kun luin viestiketjun lävitse, toiseksi viimeisessä viestissä luki: ”Katsotko tämän. Kai tuollekin tyypille täytyy jotakin vastata, kun kerta on tilaajakin…??”. Okei. Olin nuori ja kieltämättä pikkuisen mieleni pahoitin. Teki mieli myös vajota maan rakoon ja unohtaa, että olin uskaltanut yleensäkin jotakin ehdottaa. Mieleeni tuli myös, että ehkä tuo viestiketju oli tahallaan laitettu näkyvilleni, jotta tajuaisin, kuinka typerä ideani (ja sen ehdottaja eli minä = tuo tyyppi) oli ollut ja ymmärtäisin lopettaa ehdottelun. Viestiketjun tuloksena lehti menetti yhden asiakkaan. Ehkäpä ei tärkeintä asiakastaan, mutta maksavan sellaisen kuitenkin.

Sähköpostiviestien eteenpäin välittäminen on kätevä toiminto silloin, kun yhteisellä porukalla keskustellaan jostakin ja kaikkien tiedossa on ketä keskustelurinkiin kuuluu. Tällöin yleensä jo sen ensimmäisen viestin vastaanottajakentässä näkyy kaikkien keskusteluun osallistuvien sähköpostiosoitteet. Muunlaisissa tapauksissa hommaa kannattaakin sitten miettiä joka kerta erikseen.

Automaattisesti eteenpäin

Työpaikan sähköpostiin tulleita tiedotteita ja viestejä ei kannata automaattisesti lähettää jatkojakeluun koko firman jokaikiselle työntekijälle. Pysähdy miettimään ketä asia todella koskee ja onko viesti sellainen, että sitä yleensäkään kukaan muu tarvitsee. Sähköpostisaastetta kun on nykyään jo muutenkin riittämiin.

Kiireessä lipsahtaa

Kiireisesti eteenpäin välitetyissä viesteissä piilee vaara. Matkaan saattaa hujahtaa viesti, jossa on joku nimi, lause, yksittäinen asia jne. mikä ei yksinkertaisesti kuulu kolmannelle osapuolelle. Jopa salaista tietoa saattaa lipsahtaa eteenpäin tällä tavoin.

Laiskaa asiakaspalvelua

Toisinaan viestejä sellaisenaan välittäneestä ihmisestä saattaa tulla myös laiskahko kuva, kun esimerkiksi koko järkyttävän pitkä viestiketju laitetaan näkyviin vastauksena jonkun henkilön esittämään yksittäiseen kysymykseen. Kysymyksen esittäjää voi hieman kiukuttaa, jos joutuu lukemaan koko keskustelun löytääkseen vastauksen kysymykseensä. Erityisesti asiakaspalvelussa asiakasta pitäisi suojella kaikelta disinformaatiolta ja pyrkiä vastaamaan selkeästi esitettyihin kysymyksiin ilman turhanpäiväisiä rönsyjä.

Tyylit ja tavat

Ihmiset laittavat eteenpäin myös viestiketjuja, joissa alkuperäiset viestittelijät ovat selkeästi hyviäkin tuttuja keskenään ja sitten kolmas osapuoli saa eteensä kiusaannuttavan keskustelun tai turhan tuttavallisen viestin, jota ei ehkä olisi halunnut nähdä. Viestejä kun monesti kirjoitetaan eri tavalla tai tyylillä eri ihmisille.

Henkilökohtaisuus arvoon

Sähköpostien sellaisenaan eteenpäin välittämisessä voisi miettiä myös ihan vain hyviä käytöstapoja. Varsinkin jos viesti on vähänkään tyyliltään tai sisällöltään henkilökohtainen. Lähetätkö esimerkiksi saamasi henkilökohtaiset käsinkirjoitetut kortit tai kirjeet eteenpäin toisille ihmisille? Ihan vain tiedoksi? Jos et, niin miksi laittaisit sähköpostejasikaan?

Jos ei jaksa kirjoittaa kokonaan uutta napakkaa viestiä, saamastaan viestistä tai vastauksesta voi aina kopioida vaan sen osion, joka koskee kolmatta osapuolta ja laittaa sitten sen eteenpäin. Säästyy aikaa ja vaivaa, mutta yleensä vältytään myös monelta väärinymmärrykseltä ja pahalta mieleltä.

****
Lue myös artikkeli: Sähköpostikaaos kuriin

-Terhi
www.aikatra.com

email