Työpaikan rikkinäinen puhelin

Työpaikalla kohistaan. Joku on taas tehnyt tai jättänyt tekemättä jotakin. Kukaan ei oikein tiedä mitä ja milloin, miten ja miksi, mutta lähes kaikki ovat sitä mieltä, että putkeen ei nyt mennyt ja paremminkin olisi voinut tehdä. Kaiken lisäksi joku kertoi, että joku muu on sanonut jollekin jotakin, jonka joku toinen taas on selkeästi ymmärtänyt väärin. Nyt kaikki ovat sitten hieman loukkaantuneita, koska näin tämä ei voi enää jatkua.

Monella työpaikalla saattaa olla vielä tänäkin päivänä käytössä se lapsuuden leikeistä tuttu ”rikkinäinen puhelin”. Eteenpäin laitettu tieto ja viesti on ollut kohdallaan, mutta saavutettuaan viimeisen leikkijän viesti on muuttunut jo aivan toiseksi. Se on muuttunut kuulopuheeksi, johon jokainen on lisännyt matkan varrella hieman omia sanojaan ja omaa tulkintaansa. Ja tuloksena on itse itseään hämmentävä muheva soppa.

Wiion viestintälait

Viestinnän professori Osmo A. Wiio kehitti aikoinaan joukon teesejä, joita kutsutaan Wiion laeiksi. Ne vaikuttavat hieman pessimistisiltä ja niissä on ripaus liioittelevaa sarkasmia, mutta varmasti jokainen tiedonkulun ongelmista työpaikalla puhiseva tunnistaa niissä jotakin tuttua:

  1. Viestintä yleensä epäonnistuu, paitsi sattumalta.
  2. Jos sanoma voidaan tulkita eri tavoin, niin se tulkitaan tavalla, josta on eniten vahinkoa.
  3. On olemassa aina joku, joka tietää sinua itseäsi paremmin, mitä olet sanomallasi tarkoittanut.
  4. Mitä enemmän viestitään, sitä huonommin viestintä onnistuu.
  5. Joukkoviestinnässä ei ole tärkeää se, miten asiat ovat, vaan miten ne näyttävät olevan.
  6. Uutisen tärkeys on kääntäen verrannollinen etäisyyden neliöön.
  7. Mitä tärkeämmästä tilanteesta on kysymys, sitä todennäköisimmin unohdat olennaisen asian, jonka muistit hetki sitten.

Voiko siis mikään viestintä tai tiedonkulku olla koskaan täydellistä tai edes tähyillä napakymppiä, kun professoristasoinenkin ihminen on pohtinut tällaisia? Heitetäänkö siis vaan tunkit kaivoon ja hanskat tiskiin ja annetaan koko homman olla? Kun ei se kerta kaikkiaan kuitenkaan onnistu!

Voiko viestintähäiriöitä vähentää?

Jokaisella työpaikalla on yleensä ihmisiä, jotka vastaavat työnsä puolesta tiedottamisesta ja viestinnästä. Mutta vastuu työpaikan tiedonkulusta on toki myös muilla työntekijöillä. Kolmen k-kirjaimen systeemillä saa jo aika hyvin rikkinäisen puhelimen korjattua tai ainakin kontaktihäiriöitä vähennettyä huomattavasti.

1. Kysy
Kysy rohkeasti työkavereiltasi ja esimieheltäsi jos et tiedä jotakin, jos olet epävarma jostakin tai kuulet epämääräisiä huhupuheita. Kysyvä ei yleensä tieltä eksy tässäkään asiassa. On turha jäädä miettimään outouksia tai vellomaan epävarmuudessa. Kysyminen ei ole typeryyttä vaan suurta viisautta. Ota myös itse vastuuta omasta tiedonsaannistasi äläkä tyydy toteamaan ”kukaan ei ole minulle kertonut”.

2. Kerro
Kun sinulla on tietoa, taitoa tai osaamista, kerro siitä rohkeasti ja jaa sitä muillekin. Älä panttaa niksejä ja vinkkejä, joiden avulla kaikki voisivat tehdä työtä sujuvammin. Kerro, kun huomaat työssä epäkohtia tai kehittämisen tarvetta, mutta älä levitä työpaikallasi huhuja ja juoruja tai pahansuopia juttuja työkavereistasi tai esimiehistäsi. Vastaa, kun sinulta kysytään, mutta ole myös oma-aloitteinen.

3. Keskustele
Ota osaa keskusteluihin työpaikan säännöistä ja ohjeistuksista, työtavoista ja käytänteistä. Vaikuta silloin, kun siihen on tilaisuus: ole paikalla sinulle kuuluvissa neuvotteluissa, palavereissa ja kokouksissa. Asioista on turha nurista jälkikäteen, jos ei ole ottanut osaa keskusteluun silloin, kun sen aika oli. Ole mukana omalta osaltasi kehittämässä hyvää ja positiivista keskustelua sekä vuoropuhelua työpaikallasi.

Aika usein isotkin jutut saadaan selvitettyä, kunhan yritämme vilpittömästi ymmärtää toisiamme oikein ja yritämme parhaalla mahdollisella tahdolla tulla myös itse oikein ymmärretyksi. Ja vaikka pahimmat tekniset virheet siitä työpaikan rikkinäisestä puhelimesta saataisiinkin korjattua, täytyy oppia hyväksymään myös se, että toisinaan linjoilla on ruuhkaa, yhteys katkeaa tai akku loppuu kesken. Silloin pitää vain soittaa sisukkaasti uudelleen, jotta saa asiansa hoidettua.


Kolumni on julkaistu 30.8.2017 Kollega.fi  -verkkolehden Coaching-blogissa.
Terhi Lavonen on työnohjaaja (STOry), kouluttaja, työyhteisö-intouttaja ja valmentaja. Lisätietoja Lavosesta löydät osoitteesta www.aikatra.com.
Mainokset

Hevosilta oppia tiimityöskentelyyn

Kesälomallakin työ tulee joskus ajatuksiin. Varsinkin kun löytää yllättävistä paikoista ja konteksteista asioita, joita voi soveltaa työelämään.

Istuin lomareissulla puiston penkillä ja luin kirjaa. Vähän väliä ohitseni kopotteli turisteja kuskaavia hevoskärryjä. Kauniita, uljaita hevosia, upeasti pukeutuneita ohjastajia ja iloisesti kyydissä istuvia turisteja. Kun käänsin katseeni takaisin kirjaani, erilaiset rytmit alkoivat takoa päässäni. Muistin edesmenneen musiikinopettajani sanat: ”kuuntele, kaikkialla on rytmiä ja musiikkia”.

Yksi tunti, kuusi erilaista tiimiä

Tulin myöhemmin illalla uudelleen istumaan samalle penkille. Tällä kertaa minulla oli mukanani kynä ja vihko. Tunnin aikana ohitseni kirmasi kuusi hevoskärrytiimiä ohjastajineen ja kyytiläisineen. Suljin silmäni, kuuntelin, ja kirjoitin heti rytmit paperille mieleeni tulevin ”sanoin”:

Tiimi 1: ”rittara-rittara-rittara-rittara”
Tiimi 2: ”tattat-tattat-tattat-pakapaka”
Tiimi 3: ”tippatappa-tippatappa-tippatappa”
Tiimi 4: ”rattattatta-ratatatatatta-rattattatta”
Tiimi 5: ”tattattatta-tattattatta-tattattatta”
Tiimi 6: ”rattari-rattattara-rattari-rattattara”

Todella mielenkiintoista! Kaikilla kuudella hevostiimillä oli aivan erilainen työn tekemisen rytmi, erilainen tempo. Ne kuulostivat kaikki aivan erilaisilta. Silti ne tekivät samaa työtä, toimivat yhdessä ja pyrkivät samaan lopputulokseen. Näyttivät upeilta, saivat asiakkaat hymyilemään ja ohjastajansa ylpeäksi.

”Minäminäminä”-asenne johtaa kaaokseen

Hevosista en tiedä juuri yhtikäs mitään. Voisin kuitenkin kuvitella, että koko kärryhommasta ei tulisi mitään, jos ne repisivät eri suuntiin ja pitäisivät itsepintaisesti kiinni vain omasta rytmistään ja omasta tavastaan askeltaa. Paikat menisivät rikki ja tulisi isoja vammoja. Asiakkaat sinkoilisivat mikä minnekin ja satuttaisivat itsensä. Olisivat vihaisia, vaatisivat rahojaan takaisin, itkisivät, huutaisivat ja kiukuttelisivat. Työn lopputulos ei vastaisi lähellekään siitä annettua lupausta. Kaikilla olisi vain paha mieli.

Ohjastaja toimi selkeästi hevostiimin esimiehenä: määräsi suunnan ja vauhdin, piti homman koossa ja ohjaimet käsissään. Suitsi riittävästi, mutta ei liikaa. Piti huolen, että töissä oltiin oikealla tavalla koristautuneena, edustavan näköisinä, puhtailla ja toimivilla työvälineillä varustettuina. Tarvittaessa antoi tiukkaakin palautetta ja kehotti lempeän tiukasti ryhtiliikkeeseen.

Hevosten rytmikästä yhteistyöskentelyä katsoessani ja kuunnellessani tajusin taas, kuinka tärkeää tiimityöskentelyssä on unohtaa se pelkkä ”minäminäminä” –asenne ja pyrkiä sensijaan löytämään konsensus. Yhteinen tapa, tyyli ja rytmi tehdä työ siten, että lopputulos on tavoitteiden mukainen. Luopua hiven omastaan ja antaa tilaa toisellekin.

Kyllä se yhteinen rytmi meiltä ihmisiltäkin löytyy, kun sitä hyväntahtoisen aktiivisesti etsitään.

Löytyyhän se hevosiltakin.Hevonen

**********************

– Terhi

http://www.aikatra.com
@aikatranterhi

 

 

Muutosten vuosi 2014

Kollaasi

Vuosi 2014 on ollut monella tavalla hyvin rikas ja rakas. On tullut hyvää ja kaunista, huonoa ja sekundaa. Mutta kaikesta on opittu. Työn suhteen on ollut opintoja ja ohjauksia, messuja ja matkoja, konferensseja ja koulutuksia. Myös muun elämän puolella on tapahtunut isoja muutoksia. Elämä on rauhallisempaa, sydän hakkaa vähemmän ja jokainen uusi elon päivä on ollut uusien mahdollisuuksien päivä. Kaikista vuoden 2014 tärkeistä asioista olen valinnut ne kolme, jotka haluan julkisesti jakaa.

Hub Salo

Vuonna 2013 jätin taakseni hyvän, pitkäaikaisen työni ja työryhmäni. Oli uuden aika. Minulla oli visio siitä, mihin haluaisin vuonna 2014 hypätä ja mitä asioita haluaisin elämässäni muuttaa. Oli sellainen ”now or never” –olo. Ja kuten elämässäni ennenkin, vastaus löysi kysyjänsä luo. Kuulin Hub Salosta, otin yhteyttä hankkeen inspiraattoriin Tiina Vainioon ja se oli melkeinpä sitten siinä. Muutin Hubille yhtenä ensimmäisistä asukkaista ja sain uudeksi työyhteisökseni joukon erilaisia, eri ammattikuntia edustavia, mainioita ihmisiä.

Aikatra

1.1.2014 aloitin täysipäiväisesti Ajatusvoimala Aikatran johtajana. Aikatran puikoissa minulla on unelma ja missio työstä, jossa ilo, innostus ja inspiraatio paiskaavat kättä laadun, tuottavuuden ja ammattitaidon kanssa. Asioiden vakavasti ottaminen ei Aikatrassa tarkoita hymyttömyyttä!

Ja mistä mahtoi tulla tuo nimi Aikatra? Siihen löytyy selitys täältä.

Cambridge

Eräänä talvisena alkuvuoden päivänä koputin toimistoni naapurihuoneessa punkkaavan Cambridge-valmentaja Liisa Lehtosen oveen. Vaatekaapissani olivat kaikki vaatteet päässeet vuosien myötä kutistumaan ja olo oli tukala. Siitä talvisesta koputuksesta alkoi matka, jonka varrelle on jäänyt tähän mennessä jo toistakymmentä kiloa. Matka on pääosin ollut helppo, sillä kokoajan päässäni on jyskyttänyt ajatus, että koskaan en enää halua palata takaisin vanhaan, jos se vain suinkin on minusta kiinni. Tavoitteeni on hitaasti mutta varmasti oppia uudenlainen elämäntapa. Joulunaika on tuonut omat haasteensa, mutta pidemmän aikavälin tavoite ei ole muuttunut mihinkään.

Olen pitänyt Cambridge-tuotteiden mausta, käytön helppoudesta ja Liisalta saamastani tuesta. Henkilökohtainen valmennus on sopinut minulle todella hyvin. Oloni on huomattavasti parempi: sydän ei hakkaa yötäpäivää ja deodoranttia kuluu vähemmän. Vaatekaapista on löytynyt aivan uusia vaatteita ja tänä syksynä ostin uudet farkut. Edellisistä on varmaan kymmenen vuotta!

Oikotietä onneen ei ole, työ on aina toki tehtävä itse. Mutta hyvä valmentaja vierellä kulkijana voi tehdä paljon: luoda toivoa, kannustaa ja tsempata. Aivan kuten Liisa on tehnyt! Ja Cambridge-matkani jatkuu…:D

Kiitokset ja toivotukset

Haluan vielä kiittää kuluneesta vuodesta kaikkia asiakkaitani, kollegoitani, yhteistyökumppaneitani sekä entisen työpaikkani työkavereita. Suuren kiitoksen ansaitsevat myös kotiväki ja läheiset, sekä minuun luottaneet ja epäuskon hetkellä eteenpäin potkineet ystävät. Yhdessä olemme enemmän. Aina.

Toivotan Hyvää Uutta Vuotta 2015 ja armollisuutta niin itseä kuin toisiakin kohtaan. Kaikkea hyvää ja kaunista elämäänne! Ensi vuonna taas tavataan!

-Terhi

Ps. Blogitekstin kuva ei ole maksettu mainos, vaan kollaasi joistakin minulle tärkeistä vuoden 2014 asioista.

Mitä kummaa Aikatra tarkoittaa??

KuvaMonet ovat kyselleet markkinointinimeni taustaa ja merkitystä. Minäpä siis kerron.

Aika on ollut minulle aina hyvin merkityksellinen asia. Erityisesti kun elämän rajallisuus on vuosien myötä tullut yhä vain selvemmäksi. Muutamia vuosia sitten minusta rupesi tuntumaan siltä, etten kerennyt työssä enkä vapaa-ajalla tehdä asioita niin hyvin kuin olisin halunnut. Ja usein en kerennyt tehdä edes niitä asioita, joita olisin halunnut tehdä. Aika-asioiden pohtiminen siis aloitti markkinointinimeni metsästyksen ja päätyikin sitten nimen alkuosaksi.

Loppuosa koostuu sanasta atra. Atra on karjalainen vastine savolaiselle aatralle, eli auralle; maanmuokkaukseen tarkoitetulle työvälineelle. Karjalaiset sukujuuret omaavana, aikaa rakastavana, työtä arvostavana ihmisenä totesin, että siinähän se on: Aikatra.

Aikatra edustaa minulle työn tekemisen meininkiä kuhunkin työhön parhaiten sopivia työvälineitä käyttäen, yritteliäisyyttä, uuden luomista, ratkaisujen etsimistä ja rehellisyyttä. Se edustaa juuria ja siipiä, ajatuksen voimaa ja vapautta, huumorin reheviä laidunmaita ja uskoa levollisiin loikoiluhetkiin, silloin kun niiden aika on.

Työssäni työnohjaajana, valmentajana ja kouluttajana haluan olla markkinointinimeni arvoinen.

Ajatuksia

IMG_20140312_120501Tänään ajattelin keskiviikkoista Kiireenkesytys®Kuntopiiriä ja tulin hyvin iloiseksi. Mietin, miten hienoa, että nämä ihmiset olivat tulleet paikalle ja jakoivat kokemuksiaan ja antoivat paljon itsestään. Antoivat palan taivasta yhteisesti jaettavaksi.

Mieleeni jäivät erityisen kirkkaina pohdinnat ja kysymykset ajasta ja sen merkityksestä eri ikäkausina, ajan syvimmästä olemuksesta, ajan olemisesta meissä nyt, ennen ja tulevaisuudessa. Miten aikaa mitataan? Voiko aikaa edes oikeasti mitata?

Löysimme myös jokainen itsestämme pienen sisäisen kiirehtijän. Sellaisen, joka tietyissä tilanteissa toimii tietyllä tavalla ja ihmettelee, miksi muut toimivat niin kuin toimivat. Kaikilla meillä on omat haasteemme ajan kanssa. Oman kiirehtijätyylin ja avainkysymysten löytäminen voivat auttaa matkalla kohti läsnäolon ihmettä.

Seuraava Kiireenkesytys®Kuntopiiri kokoontuu 2.4.2014. Tule mukaan! Opitaan toisiltamme ja jaetaan toisillemme. Siinä piilee suuri voima!!