Sähköpostikaaos kuriin

Moni manaa työpaikallaan sähköpostikaaosta, joka on yleensä jo aamusta räjäyttänyt koko tietokoneen. Sähköposteja tippuu pitkin päivää ja jatkuva viestien kilkatus onkin usean työhuoneen ahkera vieras. Miten sitä viestipompsahtelua voi kestää ahdistumatta?

Sähköpostit eivät ole yleensä kuitenkaan niitä kaikkein kiirettä tihkuvampia tapoja tavoitella toista ihmistä, joten niihin vastaaminenkin on harvemmin minuuteista kiinni. Sähköpostikaaoksen hallintaa voi siis treenata rauhallisesti ja päättäväisesti. Hengittää hetken ja ryhtyä hommiin. Tässä muutama ajatus kaaoksen suitsimiseksi.

1. Sähköpostiaika

Mieti mikä on itsellesi paras aika lukea sähköpostit. Onko se aamulla ensimmäiseksi, päivällä lounaan jälkeen vaiko esimerkiksi iltapäivällä kahvin äärellä? Mikä aika olisi paras oman rytmisi ja työtehokkuutesi huomioiden? Mikä olisi sopivin työntekemisen kannalta? Valitse itsellesi sopivin sähköpostiaika ja pidä siitä kiinni.

Älä pidä teknisissä värmeissäsi päällä mitään sähköpostikilkuttimia tai kuvaruutuun ponnahtelevia viestiasetuksia. Ne häiritsevät keskittymistä ja katkaisevat ajatuksen. Utelias ihmismieli haluaa heti saada tietää, mitä postiin on tullut ja käsillä oleva tärkeä tehtävä jää puolitiehen. Sähköposteja ei siis kannata vilkuilla joka välissä. Kyllä ne siellä sähkölaatikossa yleensä säilyvät alituiseen vilkuilemattakin.

2. Lajitteleminen ja arkistoiminen

Kun sitten katsot sähköpostisi, deletoi heti roskapostit ja arkistoi sellaiset postit, joihin ei tarvitse vastata, mutta jotka on ehkä hyvä säilyttää. Tee kansiot erilaisille posteilla ja siirtele postit niihin. Käytä erilajisten sähköpostien merkitsemisessä värejä ja liputuksia ja tähditä tärkeät, esimerkiksi saman päivän aikana hoidettavat postit. Inboxin olisi hyvä olla aina seuraavaa päivää varten tyhjä.

3. Vastaaminen

Perusperiaate on, että jos pystyt vastaamaan sähköpostiin kahdessa minuutissa, tee se heti. Jos vastaaminen vaatii enemmän aikaa, voit halutessasi ilmoittaa lähettäjälle saaneesi viestin ja aiheesta riippuen kertoa, milloin palaat asiaan. Ja toimi sitten sen mukaan mitä lupaat. Vastaa saamiisi työsähköposteihin, erityisesti jos niissä pyydetään apua tai kysytään jotakin. Vastaa, vaikka lyhyestikin.

Jos et voi hoitaa asiaa sähköpostitse tai se olisi parempi hoitaa muutoin, ehdota viestin lähettäjälle tapaamista tai puhelinsoittoa ja ehdota samalla jo valmiiksi muutamaa päivämäärää ja kellonaikaa. On turhaa jäädä pelaamaan sähköpostipingistä, jos asian voi hoitaa nopeammin ja tehokkaammin vaikkapa lounaalla jutellen.

Älä forwardoi toisten viestejä eteenpäin ennen kuin olet tarkastanut, että viestissä ei ole mitään salaista, ja että kaikki forwardoitavan viestin asiat ja sisältö todella kuuluvat myös jollekulle toiselle henkilölle. Oikeastaan: pyri välttämään koko forwardointia, ellei kyseessä ole juuri teidän tiimi ja tiimiasiat. Älä myöskään automaattisesti lähetä viesteistäsi kopioita tai tiedoksiantoja koko talon henkilökunnalle, elleivät viestisi suoranaisesti koske heitä kaikkia. Säästä toisia omalta osaltasi turhalta sähköpostikaaokselta.

Säädä sähköpostiisi automaattivastaus, jos et voi jostain syystä vastata posteihisi. Automaattivastauksessa ei tarvitse kertoa missä olet tai mitä teet, kun et nyt juuri vastaa. Riittää, että kerrot koska luet postisi seuraavan kerran ja kehen voi ottaa yhteyttä jos asialla on kiire.

****
-Terhi
www.aikatra.com

Mainokset

Krooninen myöhästelijä on aikavaras

Työyhteisöön oli kutsuttu tunnettu luennoitsija puhumaan työhyvinvoinnista. Aikaa luennolle oli varattu puolitoista tuntia. Luennoitsija seisoi jo lähtökuopissa, presentaatiokuvat olivat kohdillaan ja mikrofoni valmiina. llmapiiri oli innostunut ja odottava. Kaikki muut olivat paikalla, paitsi työpaikan krooninen myöhästelijä. Kun aikataulusta oltiin jo myöhässä 15 minuuttia, esimies teki päätöksen aloittamisesta. Loputtomiin ei voitu odottaa.

Juuri kun luento pääsi vauhtiin, sisään kolisteli äsken mainittu krooninen myöhästelijämme. Oven pielet paukkuivat, kenkien korot kopisivat ja käsilaukku tarttui rämisten lähimmän tuolin selkänojaan. Luennoitsija keskeytti luentonsa, kaikki kääntyivät katsomaan kolistelijaa, osa porukasta huokaili, osa tyytyi mulkoilemaan.

”Anteeksi, olen myöhässä, juu jatkakaa vaan, älkää antako minun häiritä, anteeksi kovasti!”, myöhästelijä toisteli ja istahti takarivin tuoliin. Muut käänsivät katseensa takaisin luennoitsijaan, joka hieman yskäistyään sai taas juonesta kiinni ja jatkoi puhettaan.

Mutta takarivi ei rauhoittunut. ”Oottekste saanut jotain monisteita, mulla jäi tietokoneen piuha kotiin, akku melkein loppu – oisko sulla lainata…?” Taas kolisi tuoli, tietokone kilisi käynnistyessään, tekstiviestit piippasivat. Kun myöhästelijä vihdoin sai tietokoneensa auki, piuhan lainaan ja kännykkänsä vaiennettua, oli luentoa kulunut jo kaiken kaikkiaan 30 minuuttia.

aikavarasAikaa ei voi maksaa takaisin

Elämässä sattuu kaikenlaista. Kehätiellä on ruuhkaa, auto ei käynnisty, tuli nukuttua pommiin, junan raiteilla oli lehtiä, lunta ja vettä tai koira söi luentomonisteet ja kirjastokirjat. Sellaista elämä on. Jokainen myöhästyy joskus. Mutta moni saattaa tunnistaa tuttavapiiristään henkilön, joka on aina myöhässä sovitusta tapaamisesta. Henkilön, jota saa alituiseen odottaa ja jonka ympärillä kaikkien muidenkin ajankäyttö tuntuu pyörivän.

Rankasti sanottuna krooninen myöhästelijä varastaa toisten ihmisten aikaa. Hän viivästyttää palaverin alkua tai keskeyttää jo alkaneen luennon ja vaikeuttaa tapaamisista myöhästymisillään toisten töitä ja aikatauluja. Odottelijoista saattaa tuntua, ettei heidän aikaansa, käsiteltäviä asioita tai heitä itseään arvosteta. Krooninen myöhästelijä saattaa aiheuttaa toisissa ihmisissä ärtymystä, kiukkua, luottamuspulaa ja pahan puhumista selän takana. Työyhteisössä työkaverit tekevät varmistelun varmisteluita omalta osaltaan – varautuen työkaverin myöhästelyihin. Odottelun lisäksi tämäkin vie toisten aikaa.

Myöhästelijä ei yleensä ole tahallaan myöhässä. Hän saattaa olla aikaoptimisti, joka ajattelee ehtivänsä tehdä vielä vaikka mitä. Hän saattaa olla myös niin sosiaalinen ja empaattinen, että jää herkästi kuuntelemaan toisia ja juttelemaan kaikkien kohtaamiensa tuttujen kanssa. Tai ehkä hän ei vaan halua olla liian aikaisin paikalla, koska hetkenkin ylimääräinen odottelu tuntuu turhalta ja tehottomalta ajankäytöltä. Myöhästely saattaa olla myös aikaa myöten syntynyt huono tapa. Oli syy mikä tahansa, asialle kannattaa tehdä jotakin. Sillä aikaa on vaikea korvata tai maksaa toisille takaisin.

Taltuta myöhästely

Jos sinulle on huomauteltu myöhästelystäsi tai tunnistat kroonisen myöhästelijän oireita itsessäsi, voit lähteä pohtimaan ja kokeilemaan seuraavia asioita:

  1. Tiedosta tilanne ja tee asialle jotakin. Mieti mistä se johtuu? Mitä myöhästelysi aiheuttaa toisille ihmisille? Minkälaisen kuvan annat itsestäsi? Myöhästely ei ole osa persoonaa vaan käytöstä. Kunnioita toisten aikaa!
  2. Jätä aikatauluissa tilaa yllätyksille ja unohda aikaoptimismi. Mieti mitä oikeasti ehdit tehdä. Suunnittele aikataulusi niin, että olet aina vähän etuajassa.
  3. Tunnista ongelmakohdat ja kehitä rutiineita tilanteisiin, jotka ovat sinulle erityisen vaikeita. Esimerkiksi aamuheräämiset, kiiretilanteet, vaatteiden valitseminen, kännykän laturin unohtuminen, avainten hukkuminen -> miten ennakoit nämä tilanteet?
  4. Hyödynnä luppoaika. Jos olet ajoissa, lue kirjaa, vastaa sähköposteihin, mieti seuraavan päivän työlistaa tai ota vaan rennosti.
  5. Jätä kalenteriisi tyhjää. Arvosi tai itsetuntosi ei ole kiinni kalenterin täyttöasteesta.
  6. Jos kaikesta huolimatta olet myöhässä, pyydä anteeksi, mutta älä vie enää enempää toisten aikaa ja tee numeroa itsestäsi.

”Aikaa on täysin riittävästi. Kyse on vain asioiden tärkeysjärjestyksestä”, Peter Drucker on todennut. Ehkäpä lausahduksessa piilee totuuden siemen…


Kolumni on julkaistu 4.5.2016 Kollega.fi  -verkkolehden Vierailija-blogissa.

Terhi Lavonen on työnohjaaja (STOry), kouluttaja, työyhteisö-intouttaja ja valmentaja. Lisätietoja Lavosesta löydät osoitteesta www.aikatra.com.

aikaaon

”Aikaa on täysin riittävästi. Kyse on tärkeysjärjestyksestä.” – Peter Drucker

Enemmän sääntöjä, enemmän järjestystä?

Aina kun ihmiset ovat yhdessä, toimivat yhdessä ja tekevät yhdessä, on olemassa konfliktien ja väärinymmärrysten mahdollisuus. Kaikki ei mene putkeen, virheitä ja unohduksiakin sattuu. Yhteisten pelisääntöjen tarkoitus on helpottaa ja yksinkertaistaa yhdessä toimimista ja samaan hiileen puhaltamista.

Työpaikoilla yhteiset pelisäännöt ovat tärkeitä työntekemisen ja toiminnan sujuvuuden, sekä roolien ja työtehtävien selkeyttämisen takia. Jos kaikki tekisivät vain omiaan, valitsisivat mitä haluavat tehdä, miten tekevät ja milloin tekevät, saattaisi olla, ettei lopputulos olisi kovinkaan kummoinen. Todennäköisesti tehtäisiin paljon päällekkäisiä töitä ja osa töistä jäisi tekemättä kokonaan. Eikä ne työpaikat sillä lailla pyöri.

Kaksiteräinen miekka

Säännöt ovat kuitenkin kaksiteräinen miekka. Jos sääntöjä on liikaa ja työpaikalla on olemassa ohjesääntö liki jokaiseen liikahdukseen, työnteosta saattaa kadota luovuus, oma-aloitteisuus, vastuunotto ja maalaisjärki. Kaikkeen ei pystytä ohjeilla ja säännöillä varautumaan, vaikka kuinka yritettäisiin. Eräänä kiireisen kauniina päivänä tulee nimittäin vastaan se hetki, kun ohjesäännöstä ei löydykään pelastusta ja kukaan ei tiedä mitä silloin tehdään.

Tosielämässä on myös niin, että kaikki yhdessäkin sovitut säännöt ovat kaikille selkeitä vain hetken ja kohta niitä pitää jo taas kerrata. Työntekijöitä tulee ja menee, esimiehet ja työtilat vaihtuvat, asiakaskunta muuttuu ja lait säätyvät uudelleen. Silloin kaikki pitää käydä taas uudelleen lävitse. Ja tämä prosessi jatkuu tappiin saakka. Se ei lopu koskaan.

Miksi ja miten

Jos kuitenkin kerta toisensa jälkeen sekä uudet että vanhat työntekijät tekevät vastoin samoja ohjeistuksia ja sääntöjä, vikaa on silloin joko ohjeistuksissa tai ihmiset eivät vain ymmärrä mihin niillä pyritään. Säännöt ja ohjeistukset muistetaan aina paremmin kun ymmärretään, miksi ne ovat olemassa. Ja kun muistaa miksi ne ovat olemassa, niitä on helpompi noudattaa piti niistä tai ei. Tarpeellista on myös aika ajoin tarkastella sääntöjä uudelleen ja pohtia pitäisikö jotakin sääntöä muuttaa tai tarvitaanko joitain sääntöjä enää ollenkaan.

Työpaikan yhteiset säännöt on hyvä myös kirjata jonnekin ylös. Sääntöjen tulee olla luettavissa, käytettävissä ja löydettävissä helposti. Ne pitää olla niin selkeästi ja yksinkertaisesti kirjoitettu (ei kapulakieltä tai alajargonia), että niitä ei voi ymmärtää väärin. Epämääräiset sääntöjen muistelut ja säätämiset jäävät silloin pois.

Säännöt eivät saa olla esteenä työlle

Kärjistäen voisi todeta, että mitä enemmän on kaikenlaisia ”sälpesääntöjä”, sitä enemmän on mahdollisuuksia unohtaa, tehdä virheitä ja saada konflikteja aikaiseksi. Sääntöjen on tarkoitus helpottaa yhdessä tekemistä ja yhdessä olemista, ei suinkaan vaikeuttaa sitä. Jos säännöt muuttuvat esteeksi sen työn sujuvalle tekemiselle, jonka sujuvuuden varmistamiseksi ne alun perin luotiin, ovat säännöt jo aikansa eläneet ja varmaankin joko muuttamisen tai romukoppaan heittämisen tarpeessa.

Muistilappu sääntöjen nikkarointiin:

  1. Mahdollisimman vähän sääntöjä ja ohjeistuksia
  2. Ymmärrys siitä MIKSI säännöt ovat olemassa ja MITÄ niillä tavoitellaan
  3. Sääntöjen ja ohjeistusten toimivuuden ja tarpeellisuuden ajoittainen tsekkaus

***
– Terhi
@aikatranterhi

pelisaannot

Kun työ pyörii mielessä jatkuvasti

Twitterissä tuli taannoin vastaani twiittaus, jossa pyydettiin suosittelemaan mindfulness-kirjallisuutta, jotta pään vilinän saisi pysäytetyksi.

Omat ehdotukseni lähtivät näppäimiltä ennen kuin ehdin sen enempää fundeerata. Jostain omakohtaisen kokemuksen selkäytimestä viesti taisi lähteä. Kirjallisuuskin unohtui. ”Kävely, hengittely, lempibiisi, voimalause…Tai tikkataulu, kutimet, ukulele, kengurukeppi -> jotain IHAN muuta! :D”

 

Pitääkö olla huolissaan?

Twiitti sai pohtimaan asiaa tämän päivän työelämän näkökulmasta. Kuinka monella meistä mahtaa työ pyöriä päässä vapaa-ajallakin? Mitä voi tehdä silloin kun silittäessä, siivotessa tai autoa huoltaessa ajattelee vain töitä? Pitääkö olla huolissaan, jos ajatukset täyttää työpaikan pöydällä rojehtiva paperikasa eikä perhe, parisuhde tai pizzaperjantai?

Työasioiden ajattelusta vapaa-ajalla ei ehkä pidä olla huolissaan, jos se tuntuu innostavalta ja ihanalta. Jos taas työn ajattelu ahdistaa, saa sydämen hakkaamaan ja hien pukkaamaan kainaloihin, asia ei ehkä ole aivan niin ok. Jos pään sisällä pyörii alvariinsa työasioita, joita ei haluaisi siellä pyörivän, voi lähteä miettimään keinoja tilanteen pysäyttämiseksi tai rauhoittamiseksi.

Monenlaisia keinoja

Kaikki eivät pysty lukemaan, meditoimaan tai hiljentymään silloin kun päässä vilisee.  Toiselle ei toimi lenkkeily, urheilu tai metsässä kävely. Kolmas ei koe hyötyvänsä musiikin kuuntelemisesta. Yhtä oikeaa, kaikille automaattisesti sopivaa tapaa ei ole. Paitsi persoonasta, myös aiheesta ja elämäntilanteesta riippuen oman mielen rauhoittamisen tavat vaihtelevat.

Jos työelämä tulee häiritsevästi mukaan vapaa-ajalle ja vaikkapa jatkuvaksi yökyläilijaksi, voi oma-apukeinojen lisäksi olla tarpeellista kääntyä esimerkiksi työterveyshuollon puoleen. Työhön ja työntekemiseen liittyvistä asioista keskusteleminen avoimesti esimiehen ja työkavereiden kanssa tai työnohjauksessa, hyödyttää myös monia. Tärkeää on kuitenkin kuunnella itseään herkällä korvalla ja toimia sen mukaan. Ja rohkeasti pyytää tarvittaessa apua.

Kerää vilinänpysäytyksen vinkkivarasto

Niitä hetkiä varten, kun päässä vilisee, voi kokeilla kerätä itselleen vilinänpysäytyksen vinkkivaraston. Sitten kun tilanne on ns. päällä, on jo valmiiksi mietittynä useita erilaisia tapoja, joita voi kokeilla omien ajatustensa rauhoittamiseen.

  1. Pidä 1-2 viikkoa päiväkirjaa
  • Kirjaa ylös tilanteet, jolloin koet työajatukset häiritsevinä.
  • Kirjaa ylös, mihin työasiaan ajatukset liittyvät.
  • Kirjaa ylös kellonaika, tilanne, kesto yms.
  1. Tutki päiväkirjaasi 1-2 viikon jälkeen
  • Minkälaisissa tilanteissa työasiat ovat olleet mielessä eniten?
  • Löytyykö tilanteista samankaltaisuutta? (samat jutut, samat ajat, sama kesto tms.)
  • Onko vapaahetkiä, jolloin työ ei ole ollut mielessä? Mitä sellaisina hetkinä tapahtui?
  1. Rakenna kategoriat
  • Jaa päiväkirjan perusteella löytämäsi vilinätilanteet kolmeen-neljään eri kategoriaan (vaikkapa yövilinät, sunnuntai-iltavilinät jne.)
  • Anna kategorioille niille sopivat nimet ja kirjaa ne ylös.
  1. Kerää ja kokeile
  • Jaottele eri kategorioiden alle ne toimenpiteet, joita olet aiemmin tehnyt kyseisenlaisten vilinähetkien pysäyttämiseksi (jumppa, kaveripuhelu tms.)
  • Keksi jokaiseen kategoriaan lisää uusia toimintavinkkejä.
  • Kysy ja kerää vinkkejä myös kavereilta, lehdistä, uutisista jne.
  1. Vinkkilista ja sen käyttäminen
  • Kun seuraava ”työajatusvilinähetki” tulee, kaiva vinkkilista esiin.
  • Valitse tilanteeseen sopiva kategoria ja kokeile kirjaamiasi toimintavinkkejä.
  • Pyri tunnistamaan mikä itselläsi auttaa missäkin tilanteessa -> lisää sitä.

****
Haluatko jakaa ajatuksiasi tai kokemuksiasi tästä harjoitteesta? Tai haluatko kysyä harjoitteesta jotakin? Voit laittaa kommentin kommenttiosioon tai viestitellä suoraan minulle.

Terkuin,
Terhi

 

Työpaikan rikkinäinen puhelin

Työpaikalla kohistaan. Joku on taas tehnyt tai jättänyt tekemättä jotakin. Kukaan ei oikein tiedä mitä ja milloin, miten ja miksi, mutta lähes kaikki ovat sitä mieltä, että putkeen ei nyt mennyt ja paremminkin olisi voinut tehdä. Kaiken lisäksi joku kertoi, että joku muu on sanonut jollekin jotakin, jonka joku toinen taas on selkeästi ymmärtänyt väärin. Nyt kaikki ovat sitten hieman loukkaantuneita, koska näin tämä ei voi enää jatkua.

Monella työpaikalla saattaa olla vielä tänäkin päivänä käytössä se lapsuuden leikeistä tuttu ”rikkinäinen puhelin”. Eteenpäin laitettu tieto ja viesti on ollut kohdallaan, mutta saavutettuaan viimeisen leikkijän viesti on muuttunut jo aivan toiseksi. Se on muuttunut kuulopuheeksi, johon jokainen on lisännyt matkan varrella hieman omia sanojaan ja omaa tulkintaansa. Ja tuloksena on itse itseään hämmentävä muheva soppa.

Wiion viestintälait

Viestinnän professori Osmo A. Wiio kehitti aikoinaan joukon teesejä, joita kutsutaan Wiion laeiksi. Ne vaikuttavat hieman pessimistisiltä ja niissä on ripaus liioittelevaa sarkasmia, mutta varmasti jokainen tiedonkulun ongelmista työpaikalla puhiseva tunnistaa niissä jotakin tuttua:

  1. Viestintä yleensä epäonnistuu, paitsi sattumalta.
  2. Jos sanoma voidaan tulkita eri tavoin, niin se tulkitaan tavalla, josta on eniten vahinkoa.
  3. On olemassa aina joku, joka tietää sinua itseäsi paremmin, mitä olet sanomallasi tarkoittanut.
  4. Mitä enemmän viestitään, sitä huonommin viestintä onnistuu.
  5. Joukkoviestinnässä ei ole tärkeää se, miten asiat ovat, vaan miten ne näyttävät olevan.
  6. Uutisen tärkeys on kääntäen verrannollinen etäisyyden neliöön.
  7. Mitä tärkeämmästä tilanteesta on kysymys, sitä todennäköisimmin unohdat olennaisen asian, jonka muistit hetki sitten.

Voiko siis mikään viestintä tai tiedonkulku olla koskaan täydellistä tai edes tähyillä napakymppiä, kun professoristasoinenkin ihminen on pohtinut tällaisia? Heitetäänkö siis vaan tunkit kaivoon ja hanskat tiskiin ja annetaan koko homman olla? Kun ei se kerta kaikkiaan kuitenkaan onnistu!

Voiko viestintähäiriöitä vähentää?

Jokaisella työpaikalla on yleensä ihmisiä, jotka vastaavat työnsä puolesta tiedottamisesta ja viestinnästä. Mutta vastuu työpaikan tiedonkulusta on toki myös muilla työntekijöillä. Kolmen k-kirjaimen systeemillä saa jo aika hyvin rikkinäisen puhelimen korjattua tai ainakin kontaktihäiriöitä vähennettyä huomattavasti.

1. Kysy
Kysy rohkeasti työkavereiltasi ja esimieheltäsi jos et tiedä jotakin, jos olet epävarma jostakin tai kuulet epämääräisiä huhupuheita. Kysyvä ei yleensä tieltä eksy tässäkään asiassa. On turha jäädä miettimään outouksia tai vellomaan epävarmuudessa. Kysyminen ei ole typeryyttä vaan suurta viisautta. Ota myös itse vastuuta omasta tiedonsaannistasi äläkä tyydy toteamaan ”kukaan ei ole minulle kertonut”.

2. Kerro
Kun sinulla on tietoa, taitoa tai osaamista, kerro siitä rohkeasti ja jaa sitä muillekin. Älä panttaa niksejä ja vinkkejä, joiden avulla kaikki voisivat tehdä työtä sujuvammin. Kerro, kun huomaat työssä epäkohtia tai kehittämisen tarvetta, mutta älä levitä työpaikallasi huhuja ja juoruja tai pahansuopia juttuja työkavereistasi tai esimiehistäsi. Vastaa, kun sinulta kysytään, mutta ole myös oma-aloitteinen.

3. Keskustele
Ota osaa keskusteluihin työpaikan säännöistä ja ohjeistuksista, työtavoista ja käytänteistä. Vaikuta silloin, kun siihen on tilaisuus: ole paikalla sinulle kuuluvissa neuvotteluissa, palavereissa ja kokouksissa. Asioista on turha nurista jälkikäteen, jos ei ole ottanut osaa keskusteluun silloin, kun sen aika oli. Ole mukana omalta osaltasi kehittämässä hyvää ja positiivista keskustelua sekä vuoropuhelua työpaikallasi.

Aika usein isotkin jutut saadaan selvitettyä, kunhan yritämme vilpittömästi ymmärtää toisiamme oikein ja yritämme parhaalla mahdollisella tahdolla tulla myös itse oikein ymmärretyksi. Ja vaikka pahimmat tekniset virheet siitä työpaikan rikkinäisestä puhelimesta saataisiinkin korjattua, täytyy oppia hyväksymään myös se, että toisinaan linjoilla on ruuhkaa, yhteys katkeaa tai akku loppuu kesken. Silloin pitää vain soittaa sisukkaasti uudelleen, jotta saa asiansa hoidettua.


Kolumni on julkaistu 30.8.2017 Kollega.fi  -verkkolehden Coaching-blogissa.
Terhi Lavonen on työnohjaaja (STOry), kouluttaja, työyhteisö-intouttaja ja valmentaja. Lisätietoja Lavosesta löydät osoitteesta www.aikatra.com.

Ammattitaidon ylläpito – hyvän työkaverin muistilista 2/10

Minkälainen on hyvä työkaveri? Mitä se tarkoittaa? Mistä tunnistaa hyvän työkaverin? Asiaa on tullut mutusteltua niin kollegoiden kanssa kuin koulutuksissa ja valmennuksissa asiakkaidenkin kanssa. Tässä näiden mietintöjen pohjalta pieni kymmenen kohdan pikamuistilista hyvään työkaveruuteen. Pätkä kerrallaan.

Hyvä työkaveri pitää huolta ammattitaidostaan ja osaamisestaan ja jakaa osaamistaan ja tietojaan innolla myös muille. ”Olen kerran opiskellut ja enää ei tartte” –asenne ei ole tätä päivää. Ammattitaidon ylläpitäminen on nykyään koko työuran kestävä juttu, oli ammatti mikä tahansa. Ammattitaidon voidaan ajatella koostuvan omaan ammattialaan liittyvästä tiedosta ja teoriasta, omasta innosta ja asenteesta työtä kohtaan sekä käytännön ja työkokemuksen mukanaan tuomista taidoista. Ammattitaito.jpg

1. Tieto ja teoria

Ammattitaitoa on omaan ammattiin kuuluvan tiedon, määräysten, lakien ja ohjeistusten hallinta ja niiden mukaisesti toimiminen. Lisäksi on hyvä omata halu ymmärtää työn tavoite ja merkitys laajemmassa perspektiivissä. Koska tieto ja teoriat muuttuvat ja vanhenevat, niiden päivittäminen on myös tärkeää. Ajantasainen osaaminen, tietotaito, ymmärrys muutoksista, uusimmat tekniikat, ja oman alan lainsäädännön päivittäminen kuuluvat siis jokaisen ammattilaisen kuvioihin. Myös työinto pysyy silloin ihan eri tasolla, kun tietää ”missä mennään”.

Palkkatyössä työnantaja tarjoaa usein työntekijöilleen valmiiksi valittuja koulutuksia.  Kuitenkin monilla työpaikoilla täytyy myös itse olla aktiivinen avaamaan suunsa silloin kun kokee kaipaavansa johonkin työhön liittyvään asiaan lisäkoulutusta tai kurssitusta. Omaa ammattitaitoa voi työpaikalla järjestettävien koulutusten lisäksi pitää ajan tasalla myös itsenäisesti ja omalla ajalla. Tähän on tänä päivänä monia mahdollisuuksia: nettikursseja ja -seminaareja, kirjastojen palveluita, viikonloppukursseja, ammattilehtiä, äänikirjoja, podcasteja sekä kansalaisopistojen ja työväenopistojen kursseja ja niin edelleen.

Oppimaansa uutta tietoa ja oivalluksia kannattaa jakaa myös työpaikalla. Vastaavasti taas omissa ”tiedottomuustilanteissa” pitää rohkeasti kysyä apua ja vinkkejä työkavereilta. Niin saadaan tieto kulkemaan. Tiedon panttaaminen ei pitkässä juoksussa hyödytä ketään.

2. Into ja asenne

Into ja kiinnostunut asenne omaa työtä ja sen tuomia uusia tilanteita kohtaan auttaa jaksamaan työssä. Innokas ja uutta valmis oppimaan -asenne luo innokkaan asenteen kierteen, jonka imu voi viedä mennessään muitakin. Siinä kierteessä saattaa syntyä jotain ihmeellistä. Hienoa on lisäksi se, että omaan asenteeseen voi aina vaikuttaa.

Asenne näkyy työn tekemisessä muun muassa siinä kuinka työtehtävät suorittaa, miten niihin suhtautuu, tekeekö vai vain meinaako, ottaako vastuun virheistä ja oppiiko mokista, uskaltaako antaa tunnustusta itselleen ja työkavereilleen, miten itse ylläpitää hyvää ilmapiiriä työpaikalla ja miten käyttäytyy toisia kohtaan. Työhön sopiva pukeutuminen ja siisti ulkoinen habitus on joissakin töissä erityisen tärkeää ja niiden huomiotta jättäminen kertoo omaa tarinaansa asenteesta työtä kohtaan.

Itseään voi myös tietoisesti haastaa ilmoittautumalla opiskelijan tai harjoittelijan ohjaajaksi, kouluesitelmien pitäjäksi, perehdyttäjäksi tai oman työpaikan rekrytointitiimiin. Into ja ylpeys omasta työstä saattavat kasvaa ihan uusiin mittoihin.

3. Käytäntö ja kokemus

Sananlasku sanoo, että ”työ tekijäänsä opettaa”, ja näinhän se on. Käytännön vaikeat työtilanteet ja onnistumiskokemukset buustaavat meitä saavutuksiin. Tekemällä oppii erilaisia työmenetelmiä ja oppii käyttämään erilaisia työvälineitä. Kokemus tuo varmuutta työn tekemiseen ja niin sanotun hiljaisen tiedon määrä kasvaa. Myös intuitio on usein kokeneilla työntekijöillä aivan omaa luokkaansa.

Mutta vaikka takana olisi kuinka paljon työkokemusta, hiljaista tietoa, käytännön kokemusta ja vuosien mukanaan tuomaa varmuutta, kukaan meistä ei koskaan ole työssään valmis. Kokenut konkarikin voi oppia paljon esimerkiksi työpaikan harjoittelijoilta ja opiskelijoilta. He tuovat tullessaan työpaikoille alan uusia tuulia ja uusinta tietoa ja kyselevät perustehtävään, työskentelytapoihin ja piintyneisiin rutiineihin liittyviä kysymyksiä. He ehkä kyseenalaistavatkin jotakin, laittavat konkareita miettimään ja pohtimaan uudelleen ja näkemään toisin.

”Jokainen tsäänssi on mahdollisuus”, sanoi Matti Nykänen. Jokainen uusi kohtaaminen, uusi tilanne, muutos tai kimurantti asiakas, antaa meille mahdollisuuden oppia jotakin uutta, kehittää työtämme ja ylläpitää ammattitaitoamme. Jos vain tahdomme.

****
Heräsikö ajatuksia? Kommentit ja lisähavainnot aiheesta ovat enemmän kuin tervetulleita. Kommentoi joko kommenttiosioon tai laita viestiä. Hyvän työkaverin muistilista voi nimittäin vielä muovautua ja jalostua toisenlaiseksi tässä matkan varrella. 😀

Listan ensimmäisen osan löydät täältä: Käytöstavat – hyvän työkaverin muistilista 1/10.

-Terhi

Osa1muistilista

Minä ja kiire – me ei olla enää kavereita

Olen monilla luennoillani kertonut avoimesti siitä, kuinka olin ennen kovin kiireinen ihminen. Halusin olla monessa mukana, moni asia kiinnosti ja innosti, ja mitä enemmän kiinnostuin ja innostuin, sitä enemmän minulle tuntui siunaantuvan kaikenlaisia tehtäviä ja toimia. Ja aina odotettiin tietenkin mahdollisimman priimaa ja kohtuullisen nopeastikin, kiitos. Eivät ne odotukset ja vaatimukset kuitenkaan tulleet pelkästään toisilta ihmisiltä. Itse olin itseni ankarin ruoskija ja itse itseni siihen hoppuun ajanut. Toiset vain tarttuivat tilaisuuteen ja hyödynsivät sen.

Ja mitähän mahtaa tehdä pieni ihminen, kun on kiire ja paljon tekemistä? No tietenkin yrittää vielä enemmän, vielä nopeammin, vielä paremmin, vielä kiukummin. Kuin olympialaisissa konsanaan. Ettei nyt vaan kukaan pettyisi ja ettei itse joutuisi pettymään siihen, ettei pystynytkään. Vääjäämättä sitten koitti se hetki, jolloin vuorokauden tunnit eivät vain enää riittäneet.

Silloin oli aika tehdä jotakin toisin. Pysähtyä ja miettiä koko elämän konsepti uudelleen. Pohtia mikä on oikeasti tärkeää ja minkä voi jättää kokonaan pois.

Ämpäri päässä

”Minä kierrän itseni solmuun

vedän sykkyrälle sydämeni

joka vain hakkaa ja hakkaa
korvissa saakka talttojen tasainen töminä
ja naskalien pistävä nauru

ja pää kuuluu jollekin toiselle

jollekin tuntemattomalle sekopäälle

joka ei näe, ei kuule, ei käsitä

jonka maailma on kuin hidastetussa filmissä
ison kumisevan ämpärin sisällä.

Ja kun kaipaus tuntuu sormien sipinässä
ja varpaiden vispaavassa vihlonnassa
eikä rauhaa ole öisinkään,

minä vain juoksen ja juoksen
otsalla uupumuksen uurteet
hartioilla koko elämän harras paino
jalat sirklaten levottomasti ympyrää
vieden väärään paikkaan,
väärään aikaan, väärän kulkijan.

Ei tule rauha,
 ei armo, ei vapautus.

Missä jonossa minä oikein olin
kun minut tietämättäni lunastettiin?”

Minut havahdutti lopullisesti se, että tajusin elämän rajallisuuden. Mihin haluan oikeasti oman arvokkaan aikani käyttää? Miten sen käytän? Elänkö ”sitten kun” vai ”nyt kun”? Mikä on minulle mahdollista? Mitä haluan vielä tehdä? Miten haluan työtäni tehdä? Mikä tekee minut iloiseksi? Miten voin olla läsnä paremmin läheisilleni ja itselleni? Miten saan kumisevan ämpärin pois päästäni?

Uusille urille

Tietokirjailija Anja Kulovesi on puhunut ja kirjoittanut paljon kiireestä. Kun juttelin Anjan kanssa ensimmäistä kertaa puhelimessa vuonna 2011, hän tuntui heti jotenkin tutulta ihmiseltä. Lämpimältä, läsnäolevalta, ymmärtävältä. Muistan erityisen sykähdyttävänä Anjan toteamuksen: ”Aika on oikeasti ainoa todellinen pääoma, joka meitä kaikkia yhdistää. Kaikki muu on vain ihmisten keksimää leikkiä”. 

Minusta tuli monien reittien, vuosien, koulutusten ja omakohtaisten kantapääkontaktien jälkeen työnohjaaja (STOry), kiireenkesytys-valmentaja ja työelämä-intouttaja. Tänä päivänä puhun ja kirjoitan paljon kiireestä, työhyvinvoinnista, omista voimavaroista ja työssä jaksamisesta. Työni on tsempata, innostaa, kannustaa pohtimaan, etsimään ja toteuttamaan. Ehkäpä kerron tähän hetkeen johtaneesta tiestä joku päivä tarkemminkin.

Kiire yrittää vielä toisinaan tunkeutua elämääni. Mutta onneksi tiedän jo keinoja sen torjumiseksi. Ystävällisesti, mutta päättäväisesti. Omaa aikaani ja myös toisten aikaa arvostaen ja kunnioittaen.

-Terhi

http://www.aikatra.com
twitter: @aikatranterhi

aikakiire